La Obligación de mantener registros contables aplicable a las personas jurídicas con operaciones “offshore”.

A través del Decreto Ejecutivo No.258 del 13 de septiembre de 2018 se ha introducido la reglamentación a la Ley 52 de 27 de octubre de 2016.

Este decreto va dirigido a todas aquellas personas Jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá; Este decreto modifica  y aclara la Ley 52 de 27 de octubre de 2016, donde se estableció la obligación de mantener registros contables y documentación de respaldo para las personas jurídicas conocidas como “offshore”. Específicamente, en este decreto[MT1] que los registros contables, deben mantenerse en las oficinas de su agente residente en la República de Panamá, o en cualquier otro lugar dentro o fuera del país, según esté determinado por los organismos de administración de la persona jurídica. Asimismo, establece un período de conservación de estos[MT2] no menor de cinco (5) años[MT3] contados a partir del último día del año calendario dentro del cual las transacciones soportadas en dichos registros fueron completadas, o dentro del último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones.

El reglamento de mencionada Ley establece parámetros bajo los cuales los registros contables y dichos documentos de respaldo deben ser manejados, según el tipo de entidades:

  1. Aquellas entidades que no realicen actos de comercio y que únicamente sean sociedades tenedoras de activos y;
  2. Aquellas entidades que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá, así como cualquiera distinta a una entidad exclusivamente tenedora de activos.

Entidades exclusivamente tenedoras de activos.

Para este tipo de sociedades, el reglamento únicamente fija la obligación de documentar la información que demuestre el valor de los activos que posea la entidad, así como los ingresos que sean percibidos producto de dichos activos, cuando así sea requerido por la autoridad competente.

Entidades que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá.

En cuanto a estas, el reglamento establece que debe proporcionarse un Diario y un Mayor como registro de su contabilidad cuando así sea solicitado por la autoridad competente. No obstante, se exceptúa de este requerimiento a las entidades que se dediquen a la ejecución de actos de comercio como la compraventa de títulos de crédito y valores comerciales de carácter público o emitidos por el gobierno o municipios, así como aquellos que sean emitidos por particulares o por sociedades mercantiles, para lucrar en su reventa o por cualquier otro medio. Para estas últimas se deberá contar con el estado de cuenta del custodio o balance general de la compañía.

Lo anterior no exime de la obligación de proporcionar cualquier documentación de respaldo o información adicional, que en determinado caso soliciten las autoridades competentes.

Se considera documentación de respaldo lo necesario para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica, incluyendo contratos, facturas, recibos y demás documentos.

En caso de que los registros contables y la documentación de respaldo se mantengan en un lugar que no sea la oficina del agente residente, la persona jurídica estará obligada a proporcionar a su agente residente, por escrito, la siguiente información:

  • La dirección física del lugar donde se mantienen los registros contables y la documentación de respaldo; y
  • El nombre y los datos de contacto de la persona que los mantiene bajo su custodia.

La ley establece además que la persona jurídica está obligada a informar a su agente residente, por escrito, cualquier cambio que surja tanto en la mencionada dirección como en la persona de contacto, dentro de un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se dé dicho cambio.

De no cumplir la persona jurídica con esta obligación, su agente residente estará obligado a renunciar a ese cargo y a inscribir dicha renuncia por escrito en el Registro Público de Panamá dentro de un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la terminación del plazo que se le haya concedido a la persona jurídica para que entregue a su agente residente los registros contables y la documentación de respaldo.

El mismo establece que aquellas entidades que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá y que mantengan sus registros contables y documentación de respaldo dentro de Panamá, deben alinearse a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) así como las normas emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB); adicionalmente, éstos deben ser preparados y refrendados por un Contador Público Autorizado de la República de Panamá (CPA).

En el caso de las entidades que mantengan sus registros contables y documentación de respaldo fuera de la República de Panamá, podrán llevarlos de acuerdo con las normas contables aplicables en la jurisdicción en donde los registros contables se llevan de acuerdo con las NIIF.

Del mismo modo, habrán entidades que realicen actos de comercio fuera de Panamá, que decidan llevar sus registros contables tanto dentro como fuera de la República de Panamá, que pueden optar por elaborar los mismos de forma que tales medios se encuentren debidamente autorizados por la legislación panameña o la legislación de la respectiva jurisdicción en donde se lleven dichos registros.

En este sentido, el reglamento establece que el agente residente no estará exento de proporcionar dicha información a la autoridad competente incluso en aquellos casos en los que haya renunciado a su condición de agente residente, indicando además que el incumplimiento de este requerimiento le acarreará la imposición de la multa de mil balboas (B/. 1,000.00) más cien balboas (B/. 100.00) por cada día transcurrido sin que se subsane el incumplimiento,  como lo establece en el artículo 7 de la Ley 52, sin perjuicio de las otras sanciones impuestas en el artículo 4 de la citada Ley.

Importante quiero [MT4] indicarles que se mantiene en la Asamblea Nacional un proyecto de modificación de la Ley 52, de la cual se cree se aprobará a mediados de este año. Esta modificación tendrá como objetivo primordial enfatizar la obligatoriedad de los registros. Del mismo modo contempla nuevas sanciones para el agente residente y para el contribuyente que no mantenga al día los registros contables y su debida documentación. 

Si eres abogado o firma de abogados, recuerda que esto es parte del cumplimiento integral de tus obligaciones.

Podemos ayudarte; Si tienes preguntas, dudas o interrogantes, escríbenos a: contabilidad@mlcico.com

Estoy a sus órdenes. 

Licda. Magda A. Carvajal

Contadora / Especialista Certificada en AML. 

Asociada

MLC & Co.

Para mayor referencia, ver Ley 52 de 27 de octubre de 2016 y Decreto Ejecutivo N°258 de 13 de septiembre de 2018, publicados en Gaceta Oficial No.28149-B del 28 de octubre de 2016 y Gaceta Oficial No.28612 del 14 de septiembre de 2018, respectivamente.


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